文書管理はログインしているユーザによって ・閲覧の可否 ・ダウンロードの可否
など細かい制御が必要になってきます。 そういった場合、ロールというものを用い、そのユーザにロールを付与することで権限を制御します。
また誰がいつどのファイルを閲覧したか、といったログも細かく取得出来ます。